Virtuelle Führung

Digitale Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter:innen

Im ersten Teil haben Sie gelesen, welche Herausforderungen dieses Jahr für Sie als Unternehmer:in brachte. Lesen Sie hier, welche Möglichkeiten der virtuellen Führung es gibt.

 

Der wichtigste Schritt ist, die Methoden kennenzulernen, mit denen Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben. Am einfachsten ist es natürlich, Mitarbeitende anzurufen und nachzufragen wie es geht, ob alles läuft oder sie Hilfe benötigen. Das ist allerdings eine eher zeitraubende Methode. Viel besser wäre es, einen Chatroom einzurichten, zu dem alle Mitarbeitende eines Teams Zugang haben.

Messenger / Chatroom

Der Team-Chat ist das Herzstück eines jeden virtuellen Büros. Ähnlich wie das bei E-Mails der Fall ist, müssen Sie nicht auf jede Message eines Teammitglieds sofort antworten, sondern können dies zeitversetzt tun. Chaträume dienen vor allem der ständigen Kontaktpflege. So bleiben Sie und Ihre Mitarbeitenden immer auf dem Laufenden – auch wenn Sie gerade mit anderen Dingen beschäftigt sind. Niemand muss permanent irgendwelche Chatnachrichten checken und lesen. Für die Einrichtung eines Chatrooms können Sie Messenger wie Rocket.Chat oder Slack nutzen. Eines der bekanntesten Gruppenchattools ist Microsoft Teams, das in der Basisversion zudem kostenlos ist. Zur Not lässt sich auch der Gruppenchat von WhatsApp nutzen. Bei vielen Teammitgliedern und Chatnachrichten verliert man hier aber schnell den Überblick.

 

Videokonferenztool

Besprechungen sollten Sie allerdings nicht im Chatroom abhalten, sondern ein professionelles Videokonferenztool nutzen. Die Teammitglieder zu sehen,  fördert und erhält den sozialen Kontakt und sind im Vergleich zu reinen Chatrooms und Telefonkonferenzen effektiver.

Die Videokonferenz scheint technisch am aufwendigsten zu sein, muss es aber nicht. Es gibt heute gute Videokonferenztools auf OpenSource-Basis wie Jitsi Meet oder kommerzielle Tools wie GoToMeeting® oder Zoom, mit denen sich Online-Konferenzen schnell und unkompliziert starten lassen. Das oben erwähnte Microsoft Teams bietet ebenfalls einen sehr komfortablen Meetingraum. Jedes Teammitglied hat die anderen Teammitglieder auf dem Screen. So lassen sich Konferenzen und Meetings ohne allzu großen technischen Aufwand realisieren.

Tool fürs Projektmanagement / Aufgabenmanagement

 

Empfehlenswert ist ein Projektmanagementtool, um Aufgaben zu verwalten und Projekte virtuell zu steuern. Jeder Mitarbeitende behält so den Überblick über den Projektfortschritt und weiß, mit welchen Aufgaben andere Teammitglieder gerade beschäftigt sind. Gerade bei größeren Projekten ist ein solches Tool wie beispielsweise das cloudbasierte Microsoft To Do unverzichtbar.

VPN-Zugang zum Firmenserver

Müssen Mitarbeitende im Home Office auf Daten des Firmenservers zugreifen, muss für die Sicherheit der Datenübertragung beim Zugriff auf den Firmenserver gesorgt sein. Dies erfordert die Einrichtung eines VPN (Virtual Private Network), über das die Mitarbeitenden zugreifen können. Durch eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen dem Server und dem VPN-Client können Unbefugte die Daten nicht einsehen.

 

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Dem Chat kommt im virtuellen Office eine zentrale Bedeutung zu, weil wir uns täglich dort anmelden und unsere Ideen anderen fortwährend mitteilen. Er dient der ständigen Kommunikation, erfordert allerdings keine formelle „Anwesenheitspflicht“. Ganz anders sieht das beim Abhalten eines Meetings oder einer Videokonferenz aus. Hier muss es klare Absprachen geben. Wie in einem „echten“ Meeting mit physischer Anwesenheit müssen die Zeiten klar festgelegt werden. Also der Beginn und die voraussichtliche Dauer des virtuellen Treffens müssen vorher feststehen, damit alle Mitglieder des Teams zum vereinbarten Zeitpunkt anwesend sein können.

Vorteile der Arbeit im Home Office

 Über eine Videokonferenz lassen sich übrigens auch Workshops durchführen, was eine Menge Vorteile bringt. Die Teilnehmenden müssen beispielsweise nicht mehr an- und abreisen, wodurch sich erhebliche Kosten einsparen lassen. Der größte Vorteil ist jedoch, dass sich ein Coaching oder eine Beratung aufzeichnen lässt und von allen Teilnehmenden später noch mal ort- und zeitunabhängig angehört beziehungsweise angeschaut werden kann. Abwesende Teilnehmende haben dadurch ebenfalls die Möglichkeit das Versäumte nachzuverfolgen. Workshop-Unterlagen können geteilt werden und sind von jedem direkt einsehbar. 

Die Aufgabenplanung ist das A & O

Wie im Unternehmen vor Ort müssen den Mitgliedern von Teams im Homeoffice die Aufgaben klar zugeteilt werden. Jedes Mitglied kennt die Aufgabenthemen und weiß, wer was bis wann zu erledigen hat. Wenn sich Prioritäten ändern, werden diese Änderungen entsprechend vermerkt, sodass jeder Nutzer der Projektsoftware oder des Tools für Aufgabenplanung sofort Bescheid weiß. Ebenso gehen die Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse aus dem Planungstool hervor.

Aber Achtung:

Für viele Ihrer Mitarbeitenden ist die Arbeit von zu Hause Neuland, an das sie sich erst gewöhnen müssen. Wichtig ist, dass sie lernen, auch ihren Arbeitstag im Homeoffice zu strukturieren. Nicht jedem fällt das leicht, denn in der häuslichen Arbeitsumgebung „lauern“ oft zu viele Ablenkungen: von der Wäsche über den Postboten bis hin zum privaten Anruf. Hier liegt es an Ihnen, klare Regeln und Vorgehensweisen für einen strukturierten Arbeitstag im Homeoffice zu formulieren.

Gemeinsam finden wir schnell heraus, wie wir das Beste aus Ihrer Situation machen können.